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北京市华侨事业基金会档案及证书管理办法
2018-11-10
 
(本办法于2018年11月9日通过)
第一条  为加强北京市华侨事业基金会(以下简称基金会)的档案管理和证书管理工作,根据《中华人民共和国档案法》和《基金会管理条例》等有关规章,制定本办法。
第二条  本办法所称档案是指基金会在筹备、成立、变更等工作和开展的各项活动中形成的、具有保存和利用价值的、并整理归档的专业性文字材料、图表、电子文件、声像等不同载体的历史记录。本办法所称的证书是指基金会法人登记证书正副本。
第三条  基金会档案和证书由基金会秘书处集中统一管理。
第四条 基金会在开展工作中形成的已办理完毕的具有保存价值的文件材料(包括收文、发文、电报、会议记录、会议文件、内部文件、题词、字画、印模、报表、账册、传票、照片、录音、光盘等),都必须及时做好收集整理和归卷工作。重要会议和重大活动在会议和活动结束后及时整理归档。对外公开发布的文字、图片、音像等资料需及时归档。
第五条 基金会档案编目分为财务、协议、项目资料、管理制度、行政等五大类。各类档案按编目分类保管。
第六条 查阅档案须经秘书长批准。
第七条 对已超过保管期限的档案,由基金会秘书处统一进行鉴定。对确认无保存价值的档案登记造册,编制销毁清单和销毁报告,报上级主管部门批准后销毁。
第八条 基金会证书由基金会秘书处安排专人保管,不得随意携带证书外出。因办理工作事项,需携带证书外出使用的,应报经理事长批准同意。
第九条   基金会秘书处要根据证书的有效期限,做好证书的更换申领工作。若发生证书遗失或毁损情况,要及时按照相关规定向登记管理机关申请补领证书。
第十条  本办法经由基金会理事会通过后执行。

第十一条  本制度解释权归基金会所有。


 
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